De 6-8 horas a 2-3. Recuperación de margen del 10 al 15%. De cero a 16% de conversión. Un dashboard en vivo en 10 días.
Cada número en esta página viene de un sistema en producción que construí y de un resultado que alguien midió. Construcción, servicios financieros, legal, nonprofit, distribución. Industrias distintas, el mismo patrón: datos dispersos que entran, infraestructura funcionando que sale.
Work-Smart.ai ha construido sistemas de IA para empresas mid-market en construcción, servicios financieros, legal, nonprofit y distribución. Los resultados incluyen recuperación de margen del 10 al 15%, reducción del 75% del tiempo en trabajo documental, conversión de leads del 0% al 16% y entrega de dashboard en 10 días hábiles.
Concreto: Construcción, 650 Empleados
El problema
Corrían 7 obras activas desde una planilla de Excel de 15 pestañas. Se enteraban de los sobrecostos 30 días después del hecho. Perdían entre 10 y 15% del margen de obra por procesos manuales que el equipo había aceptado como normales.
Qué construí
Capataz, un sistema de IA que busca a través de 10+ años de contratos, trackea costos de obra contra lo real en tiempo real, automatiza certificaciones para compliance, gestiona trabajadores entre sitios y le da al equipo ejecutivo un dashboard que muestra cada métrica crítica sin planillas.
Plazo
9 meses (por fases)
El resultado
- El CEO ve el costo y el estado de cronograma de cada obra en tiempo real
- Las reuniones de status del lunes se eliminaron, el dashboard las reemplazó
- Los equipos de campo reportan más rápido, finanzas detecta sobrecostos 3 semanas antes
- Las búsquedas de documentos pasaron de 60 minutos a 30 segundos
Firma de Asesoría Patrimonial de $14 mil millones USD: Servicios Financieros
El problema
12 años de expertise publicado y la firma era invisible cuando las familias potenciales le preguntaban a herramientas de IA por consejo de gestión patrimonial. 90% del conocimiento institucional atrapado en Outlook. Las propuestas tomaban de 4 a 8 horas porque cada una se armaba desde cero.
Qué construí
AI Visibility Sprint de 90 días que se expandió a engagement de Director de IA Externo de 9 meses. Motor de propuestas, knowledge base buscable, 5 herramientas de IA configuradas, briefing automático de inteligencia, entornos de IA por equipo, capacitación a 50+ empleados.
Plazo
9 meses (sprint de 90 días + 6 meses embebido)
El resultado
- Propuestas: de 4 a 8 horas a 20 a 30 minutos
- Prep de reunión: de horas de research ad hoc a 15 minutos automatizado
- 30 páginas de autoridad en vivo para visibilidad en IA
- 5 herramientas de IA completamente configuradas y adoptadas
- 50+ empleados capacitados en integración de workflow con IA
Grupo Lyown: Servicios Legales, Colombia
El problema
$1M USD en ad spend anual generando 167 clicks y cero conversiones. Cada lead tenía que ser calificado manualmente por el abogado fundador. El abogado contestaba WhatsApp a las 11 de la noche tratando de agendar reuniones.
Qué construí
Victoria, un sistema de IA que maneja los leads entrantes por WhatsApp, los califica con las preguntas correctas, agenda las reuniones calificadas en el calendario y sincroniza todo al CRM.
Plazo
60 días
El resultado
- Tasa de conversión de 0% a 16% esperado
- El abogado fundador recuperó sus noches
- CRM limpio porque cada lead pasa por el mismo proceso calificado
Joy of Impact: Consultoría para Nonprofits
El problema
El proceso de grant writing tomaba de 6 a 8 horas por grant. Una VA manejaba blueprints a $25-30 USD/hora pero el costo excedía el valor entregado.
Qué construí
Perfil de comunicación de 280 líneas extraído de todo su material. Workspace compartido con 15 documentos de referencia y 7 skills de IA pre-construidas.
Plazo
2 a 3 semanas
El resultado
- Blueprints de grant de 6 a 8 horas a 2 a 3 horas
- Productividad de la VA aumentó: misma persona, 3 a 4x más output
Rudolph Architecture: Estudio de Arquitectura
El problema
Tres divisiones sin presencia digital unificada. Sin portal de clientes. Sin dashboard administrativo. Sin CRM conectando leads, proyectos y analytics.
Qué construí
Tres sitios web optimizados, portal de clientes con tracking de hitos, dashboard administrativo que conecta leads, proyectos e ingresos en una sola vista.
Plazo
4 semanas
El resultado
- Presencia digital unificada entre las tres divisiones
- El portal de clientes reemplazó los emails manuales de actualización
Manufacturera de Empaques: Multinacional
El problema
Sitio web caído la mitad del tiempo. Decenas de account managers en 4 países sin herramientas digitales de venta. El equipo comercial cargaba catálogos físicos.
Qué construí
Sitio corporativo confiable en 4 países, catálogo de producto buscable, portal de carreras y sistema de IA que captura leads de WhatsApp de manera automática.
Plazo
Engagement por proyecto
El resultado
- Credibilidad digital restaurada, sitio operativo y rápido
- Catálogo buscable para el equipo comercial en 4 países
- Agente de WhatsApp capturando leads automáticamente
Almaga: Plataforma de Coaching
El problema
Negocio de membresía corriendo en herramientas separadas. Sitio web en Squarespace. Membresía en Memberful. CRM disperso en email.
Qué construí
Plataforma unificada: sitio web, facturación de membresía, hub de contenido, sistema de reservas y CRM, todos hablando entre sí.
Plazo
3 meses
El resultado
- Todo gestionado desde un solo lugar
- Se acabó la entrada manual de datos entre sistemas
Distribuidor de Repuestos Industriales: Distribución y Mayorista, EE.UU.
El problema
Decenas de miles de SKUs, todos los analytics corriendo a través de tablas dinámicas de Excel conectadas a un ERP on-premise legacy. Obtener un desglose de ventas significaba horas de filtrado manual.
Qué construí
Dashboard de ventas en tiempo real tirando directo del ERP. Ventas por territorio, cliente, producto y vendedor, en unidades. Actualizaciones automáticas diarias.
Plazo
10 días hábiles
El resultado
- Generación de reportes de horas a segundos
- Una fuente de verdad en lugar de tres respuestas distintas
- 10 días hábiles de kickoff a dashboard en vivo
Industrias distintas. Escalas distintas. Presupuestos distintos. El patrón subyacente es el mismo.
Los datos estaban dispersos. Excel, email, WhatsApp, herramientas desconectadas. Nadie tenía una fuente única de verdad.
Los procesos manuales se comían las horas. Reportes, propuestas, intake, calificación: trabajo que la IA maneja en segundos estaba consumiendo días.
El equipo ejecutivo no podía ver qué estaba pasando. La visibilidad requería preguntarle a la gente, no mirar un dashboard.
Los intentos anteriores habían fallado. Compraron herramientas que nadie usaba. Les cotizaron $400K USD en una firma de consultoría.
El fix arrancaba con los datos, no con las herramientas. Cada engagement empezó consolidando la capa de datos.
Esto es el Sistema Operativo de IA en la práctica. Seis capas, construidas en el orden en que su operación las necesita.
| Métrica | Antes | Después | Empresa |
|---|---|---|---|
| Visibilidad de margen de obra | Demora de 30 días | Tiempo real | Concreto |
| Generación de propuesta | 4 a 8 horas | 20 a 30 minutos | Firma de Asesoría Patrimonial de $14B USD |
| Conversión de leads | 0% | 16% esperado | Lyown |
| Búsqueda de documentos | 60 minutos | 30 segundos | Concreto |
| Blueprints de grant | 6 a 8 horas | 2 a 3 horas | Joy of Impact |
| Generación de reporte de ventas | Horas de filtrado | Segundos (page load) | Distribuidor de Repuestos Industriales |
| Entrega de dashboard | Kickoff | 10 días hábiles | Distribuidor de Repuestos Industriales |
Cada empresa en esta página arrancó donde usted está. Sabían que algo tenía que cambiar. Solo necesitaban a alguien que diagnosticara el problema y construyera el fix.
Empiece con una conversación. 30 minutos. Le pregunto qué duele, escucho lo que hay debajo y le digo si lo puedo ayudar. Sin pitch. Sin presión.